Ya hace años que gestiono proyectos. Unos con más acierto, otros con menos y otros sin ningún acierto. Pero, lo que te dan los años, es una perspectiva diferente respecto a la evolución, al éxito y al abandono de proyectos.

Os pongo un caso real que todos hemos vivido, cambiad el avión de papel por el tipo de proyectos que gestionéis…

– Quiero un avión de papel -me dijo el cliente
– Son 3 euros, entrega inmediata – le contesté

Pasaron dos semanas y el cliente volvió. Volar un avión de papel ya no le tenía gracia.

– Ahora querría algo un poco mejor, el avión que tenga música, sin música nadie quiere mirar mi avión.
– Son 10 euros más de material y 30 más de mano de obra.

Acepté este segundo encargo. Me parecía una chorrada pero acepté. Tendría que haberle dicho que el avión de papel no era para eso pero, como el cliente siempre tiene la razón, pues claudiqué.
Un chip, un micro-speaker y dos días después el maldito avión tenía música de 8 bits. Una maravilla y un cliente feliz. Pasaron otras tres o cuatro semanas y el cliente volvió:

– Con este cambio aumentamos el peso y disminuyó la capacidad de vuelo. Necesito que el avión llegue más lejos – me dijo esta vez.
Un poco contrariado ya, volví a aceptar este encargo (tonto de mí).
– No te preocupes, son 20 € más para cambiar una piezas – le dije.

Aumentamos la aerodinámica, cambiamos alguna parte de papel por cartulina, mejoramos la autonomía de vuelo y el avión ya llegaba un poco más lejos que antes. El dispositivo para la música ahora iba pegado con cinta aislante. El cliente se fue feliz… y volvió a las cuatro semanas.

– Mira Jorge, ahora el avión debe sostenerse en el aire solo.
– No me jodas – pensé. ¿Cómo el avión va a sostenerse solo en el aire
– Déjame pensar un rato – le dije – son 300 € por las cuatro hélices y 50 € más por el rediseño.

Montamos cuatro hélices tipo «cuadricóptero», reforzamos el papel con más papel, la cartulina con más cartulina, le hicimos una parte metálica, el cambiamos la cinta aislante del dispositivo de música por otra y listo. Se avión de papel se aguantaba en el aire de milagro. El cliente se fue contento pero volvió en otras tres semanas:

– Mira Jorge, el avión que hiciste es malo. Se aguanta en el aire pero en cuando lo levanto 30 metros dejo de escuchar la música.
– Estimado cliente, dos puntos, cuando me pediste música era para un miniavión sin autonomía y sin vuelo a tantos metros. Ahora con tu super-chisme la música no tiene volumen. ¿Quieres más volumen?, necesito 300 € más para altavoces nuevos y un amplificador, pero esto ya se complica.
– ¿Cómo??? – me dijo el cliente contrariado – ¿El equipo de música que me pusiste era malo?, lo pagué bien.
– No, contesté, el equipo era acorde a tus necesidades, estas cambian y ya no vale. Tendrás que tirarlo.

Muy contrariado el cliente aceptó. 300 más del ala y un mega-equipo de música para el avión de papel auto-sostenible-musical. El proyecto ya era un poco raro pero el cliente era más o menos feliz. Volvió contento a las pocas semanas.

– Mira Jorge, ahora quiero hacer fotos desde el aire con el avión. Yo ya lo tenía pensado pero este avión no me deja.
– Estimado cliente, dos puntos otra vez, esto es un proyecto MUY, MUY, MUY raro. No sé cuál es tu objetivo y no me lo quieres contar pero para poner una cámara habría que quitar el papel y sustituirlo por algo más duro.
– ¿Cómo??? – me dijo ya muy contrariado – ¿El papel que me pusiste era malo??
– No, contesté, el papel era uno de los requisitos del avión inicial pero ahora con esto no podemos aguantar la cámara de fotos.

Incluso más contrariado que la vez anterior el cliente pagó otros 300 € y se fue. Yo estaba hasta las narices del proyecto, el cliente estaba hasta las narices de mí y del avión y nadie era feliz. Volvió a otra vez en dos semanas:

– Mira Jorge, el avión es muy malo y cuando lo subo hasta casi la estratosfera no escucho la música otra vez, este fallo ya te lo dije!! – me recriminó cuando antes sólo lo subía hasta 30 metros – y aparte no soy capaz de sacar fotos de todo el planeta.
– ¿Cómo??? – le dije yo contrariado esta vez – si quieres fotografiar el mundo ya existe Google Earth!! ¡¡Ya lo hizo Google!! ¡Si quieres eso tiene que tirar el avión y alquilar un satélite!

El cliente, ahora sí, se fue enfadado. Pero, no lo dudéis, volvió en una semana:

– Mira Jorge, deberías devolverme el dinero.
– ¿Cómo??? – Le dije…
– Sí, he visto Google Earth como me dijiste y las fotos son mejores que las de mi avión de papel-musical-remusical-autoportante… ¡y es gratis! Así que el proyecto del avión de papel es un fracaso y quiero cancelarlo.

No soy el mesías (espero) pero me gustan las parábolas así que… enseñanzas para la gestión de proyectos…

1. El cliente no siempre tiene la razón: Es más, darle la razón al cliente es la mejor forma de cabrearlo. El avión era un avión de papel y nunca debimos ponerle música. Cancelar un proyecto a tiempo es un acierto.
2. Hay que determinar el alcance del proyecto: Como gestores de proyectos TENEMOS que asegurarnos de que estamos dando solución a un problema. La comunicación entre nosotros y con el cliente es un factor clave. Si el primer día que nos piden un avión de papel preguntamos, ¿para qué?… el proyecto hubiese empezado de otra manera…
3. Ahora que te has dado cuenta de que no preguntamos «para qué»… ¿sigues pensando que el fracaso es culpa sólo del cliente? Los proyectos sólo fallan si ambas partes se equivocan (tomemos nota), normalmente no existe un bando inocente en un proyecto fallido.
4. El último problema, y que siempre es un problema, hay que calcular los costes, ser conscientes de ellos.
   Si el cliente quiere fotografiar la estratosfera y alguien le dice tres euros… debería sospechar que hablamos de cosas diferentes.

Así que… ¡A mejorar la gestión de proyectos PYMEs!! ¡¡Empezando por mí!!