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Ley de Parkinson y la gestión del tiempo

Toda la vida pensando que el parkinson era una enfermedad terrible …¡¡y realmente son dos!!

De la primera y famosa es mejor ni hablar. De la segunda, que todos estamos contagiados, intentaré tratar en este post. La Ley de Parkinson nos dice: “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”. O dicho de otro modo, da igual cuanto tiempo creamos que puede llevar una tarea, el tiempo que asignemos por encima del tiempo objetivo será utilizado al 100%, pero no productivo.

Si lo pasamos a matemáticas, que nada mejor que cuantificar las cosas para conocer la realidad tendríamos…

Tiempo ejecución tarea/proyecto = tiempo trabajo + tiempo pasmado (ahora llamado procastinación)

 

En resumen, si somos capaces de establecer el tiempo de una tarea bien planificado (dificil pero no imposible) podremos minimizar el tiempo sobreestimado y, con ello, mejorar la cantidad de tareas que somos capaces de hacer en un día.

Con esta visión que comparto plenamente, llevo mas de diez años intentando mejorar esta gestión esta gestión del tiempo en mi pyme. Algunas veces con éxito, otras sin el mas mínimo retorno, pero mejorando poco a poco. Empezamos con sistemas rudimentarios partes de trabajo en papel de los que no extraíamos nada. Evolucionamos a una herramienta propia de gestión de tareas y, años después, integramos esa herramienta con el ERP para relacionar tareas/clientes y facturación. Después vinieron las inversiones en fichadoras, pda’s para fichajes remotos… y, en última instancia, la planificación de tareas por tiempos y la contratación de estos tiempos contra el tiempo estimado y contra el histórico de tareas similares.

 

Es acojonante curioso como todo este tiempo perdido en establecer tiempos, se rentabiliza rápidamente. Si empezamos el día con 10 tareas que se pueden hacer en 8 horas las haremos. Si empezamos el día con 50 tareas imposibles de hacer acabaremos el día con 2 tareas hechas. Volviendo a nuestras matemáticas diríamos…

Tiempo ejecución tarea/proyecto = tiempo estimado + tiempo sobreestimado + tiempo de planificación

Esto nos dice que si el tiempo de planificación es MENOR que el tiempo de sobreestimación nos compensa económicamente planificar. Y, no nos engañemos, trabajamos para que nos compense económicamente así que pararnos 10 minutos antes de empezar la jornada a planificar lo que queremos y lo que debemos hacer (nosotros y todo nuestro equipo) es RENTABLE.

 

Para finalizar, cuatro trucos que a mi me han servido y que espero que os sirvan… y una nueva metas que me gustaría que me sirviesen y os iré contando… (me siguen sirviendo de notas mentales)…

1) Instala un software para gestionar la tareas: Los hay gratuitos, los hay de pago, para móviles, para equipos sobremesa… Lo único imprescindible es que te deje planificar la semana (para que nada quede fuera), que te deje ordenar las tareas por importancia (no dejemos que lo urgente quite tiempo a lo importante) y que permita ordenar por fecha de entrada (la máxima es cuando todo es importante… la tarea más antigua)

2) Intégralo con el ERP (y si es el que vendemos nosotros aun mejor): Es muy importante tener la correlación de clientes/tareas/facturación. La relación coste de proyecto y ejecución del proyecto siempre es necesaria y sólo queda totalmente integrada si somos capaces de extraer listado conjuntos.

3) Escríbelo todo: Da pereza y da trabajo, pero tener una lista COMPLETA de todo lo que tiene que hacer la empresa ayuda a la organización de tiempo y de recursos. Y, si tu organización es grande, a lo mejor hasta detectas algún cuello de botella.

4) Intentar unificar la tarea con la calidad: Una de las últimas implementaciones que hicimos sobre nuestro ERP en el módulo de gestión de tareas fue enlazarlo con un sistema de gestión de la calidad básico. Cada tarea que finalizamos se notifica al cliente automáticamente y se enlaza una encuesta de satisfacción. Muy poca gente la cubre, no os voy a engañar, pero aprendemos algo de todos los que lo hacen… y también aprendemos algo de los que no lo hacen! aprendemos que nuestro servicio es lo que esperaban de él, ni mas ni menos. Debemos MEJORAR para que sigan contestando.

 

…y la meta que tengo en la mente y es carne de otro post…

La gamificación: Lo siento, está de moda, hay que probarla… ¿que te parecería si consigues que todas las tareas funcionen como un juego? ¿no te parecería que esa lista sería mas motivadora? Si lo consigues eres un crack, por lo menos con mi lista, imposible… ¡¡pero hay que intentarlo!! (estoy haciendo un curso, ya os iré contando).

 

¡Gestionemos el tiempo pymes!

 

 

Joaquin Velasco
julio 16th, 2014 at 8:05 pm

Muy interesante todo lo que sea luchar contra el vicio nacional , que no es la pereza, sino precisamente dedicar demasiado tiempo a muchas tareas del trabajo.

julio 16th, 2014 at 11:44 pm

¡Totalmente de acuerdo! Y lo peor que hacemos, y me incluyo, es planificar en base a unos parámetros que consideramos correctos pero con “factores de corrección” que llegan al 50%… o se está calculando mal o se está ejecutando mal. Si la desviación supera un 20% hay que depurar urgentemente ese proceso de cálculo que parece aleatorio o al equipo que ejecuta el trabajo, que también parece aleatorio.

Pope
julio 17th, 2014 at 8:23 am

Hai que mollarse! No se puede tirar la piedra y esconder la mano. ¡Venga esos nombres de aplicaciones para gestionar tareas que tanto te gustan!

julio 17th, 2014 at 2:32 pm

¡Ya sabes que estoy para mojarme! Pero, siempre hay un pero, el mejor software para organizar tareas depende mucho de las tareas a organizar. No es el mismo para 1000 tareas en 500 clientes que para 10 tareas internas. Nosotros al final nos hicimos uno interno asociado al ERP para juntar las tareas facturables y/o imputables a mantenimiento. Los que mas me sorprendieron en la búsqueda fueron…

Para pocos clientes, muchas tareas y un equipo de trabajo deslocalizado: Asana (www.asana.com). Funciona vía web y notifica por email. Gestión de proyectos espectacular. Hay otro que es Nozbe (www.nozbe.com) que me hablaron bien de él pero nunca lo utilicé.

Para muchos clientes, muchas tareas y un equipo mediano/grande: El del ERP. Me da igual cual pero si tienes muchos clientes y un equipo mediano/grande o lo tienes sincronizado con la bd de clientes y de empleados o te pasarás la vida dando altas y bajas en vez de organizar tareas. Me serviría el de openERP para no publicitar a nadie comercial 😉 pero cada uno el de su ERP… http://openerpspain.com/modulos/gestion-de-proyectos

Para pocos clientes, pocas tareas y una persona sólo: Evernote (www.evernote.com) y Rememberthemilk (http://www.rememberthemilk.com). Evernote tiene una versión business mas enfocada a negocios pero sigue siendo demasiado “personal”.

Y después los verticales (por tipología de empresa), que también existen. Aquí sólo conozco dos y del sector informático pero muy buenos…

Para una PYME y tareas del departamento tic: Spiceworks (www.spiceworks.com), primero hace inventario de equipos y personas y después gestiona tareas/incidencias. Y hace una cosa espectacular… monitoriza la red y, según unos parámetros que tu decides, abre incidencias automáticamente!

Para una empresa de software de pocos proyectos pero de gran tamaño: Jira (https://www.atlassian.com/es/software/jira). Hace de todo pero…

…y hay muchos mas!! Cada uno tiene que buscar el que mejor se le adapte. Esta lista son los que utilicé y conozco, probablemente no los mejores… espero que te sirva, por lo menos, de inspiración!

Pope
julio 21st, 2014 at 11:45 am

Te lo compro! Buena lista, nosotros usamos jira y a nivel personal el evernote es lo que se destila.

Saludos cordiales.

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