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Micropyme de “alta disponibilidad”: El organigrama plano.

Siempre he pensado que la definición de tareas y puestos era una de las partes más importantes del negocio. Un organigrama claro y preciso (y precioso) es muy importante y la división de responsabilidades básica para la consecución de objetivos… Por suerte ya he cambiado de opinión  😉

La realidad en las micropymes que veo a diario es diametralmente opuesta. El organigrama se ha convertido en una limitación organizativa y la división de tareas en un límite al crecimiento y a la imaginación.

¿Cuál es la alternativa?

Lo he empezado a comentar en el artículo anterior con la distribución de tareas de telemarketing en “la venta también es un proceso de la empresa” pero en los últimos meses he “aplanado” todo de manera extrema.

Estoy experimentando con organigramas planos o casi planos y vivo más feliz. Esto no quiere decir que no exista la especialización ni la división de tareas si no que, estas divisiones se difuminan en simples especialidades.

Antes nos dividíamos en teleoperadores, comerciales, desarrollo, soporte y administrativos. Antes un pequeño pico de trabajo, unas vacaciones o una baja en cualquiera de las áreas y teníamos un cuello de botella terrorífico.
Después el intentar bascular personal de un departamento a otro era un esfuerzo titánico. “Yo que llevo cinco años haciendo X no se hacer Y y necesito varias semanas para adaptarme…” ¡Un fiasco!

 

¿Y cuál es la propuesta?

Estoy aplicando una metodología propia. Estoy seguro de que ya alguien la inventó y tiene un nombre pero, en este caso, mi caída del guindo ha sido de cosecha propia.

He dividido la empresa en tipos de tareas y objetivos: soporte (eficiente y rápido), desarrollo (I+d a costes razonables), consecución de leads, gestión de leads y mejoras en procesos. Evidentemente en cada empresa deberemos encontrar nuestros focos particulares, los que queremos priorizar,  los que queremos descartar y fomentar.

Una vez divididos los procesos debemos CUANTIFICAR numéricamente cuánto vale cada unidad del proceso (no todos llevan el mismo tiempo ni tienen la misma importancia para nuestro core business).
Por ejemplo una incidencia de soporte 2 puntos, describir un proyecto innovador 10 puntos, gestionar un lead, 5 puntos… [aquí aplicamos gamificación para conseguir mejores resultados]

 

¿Ventajas?

…y ahora lo mejor!! Debemos priorizar a los empleados que tengan más puntos e ideas SIEMPRE Y CUANDO puntúen en todos los aspectos de la empresa. Si un técnico una semana desea obtener todos sus puntos consiguiendo leads… ¡podría!, si alguien de desarrollo desea “entender al cliente” en  soporte o alguien de soporte desea realizar un proyecto… ¡podría! E incluso podría hacerlo mejor o innovando el proceso del que tenga la especialidad (cuatro ojos ven mejor que dos).

 

Soñemos…

Ahora cierra los ojos y piensa que pasaría si necesitas más personal de i+d o soporte en un momento determinado… ¿qué pasaría si alguien de administración se va de vacaciones? sólo necesitarías bascular personal a esa zona (o modificar los puntos), todo el mundo lo hace frecuentemente y conocen el proceso (aunque no sea su especialidad).

Vuelve a cerrar los ojos… ¿visualizas tu micro-PYME ahora? ¡¡Bienvenidos al organigrama plano!!

 

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